この「英文メールの鉄板表現」では、私が同僚のアメリカ人のメールからパクった、鉄板表現を用途ごとに紹介し、読者の英文メールを書く時間の大幅な削減をお手伝いしたい。
転送はご遠慮ください
メールでコミュニケーションをする際の注意点として、送った内容が他の人に展開、転送されやすいということがある。なので、まだ担当レベルの情報共有に留めたい内容とか、あまり多くの人に展開して欲しくないメールには「転送はご遠慮ください」と一言つけたいものだ。そういう時に便利な表現が「Please do not distribute」だ。
Please do not distribute this note.
本メールの転送はご遠慮ください。
Please do not distribute further.
宛先の方以外へのさらなる展開はご遠慮ください。
Please do not distribute as it is a work in progress.
本件まだ作業中ですので、転送はご遠慮ください。
というような様々な使い方ができる。もちろん、「Please do not forward」もよく使われるし、非常に自然な表現なので、それでも構わない。「distribute」の方がもっと幅広い人に転送や展開をするというニュアンスがあるように思うが、明確な使い分けはないように思うので、使いやすい方を使えばよいだろう。
特に、これは絶対に他の人に転送して欲しくないという場合は、本文だと埋もれてしまうので、件名に「-Please do not distribute – FYI ONLY」のように差し込んでしまうのも手だ。
まとめ
今回は送信するメールを他の人に転送してほしくない旨を伝える表現として以下の表現を紹介させて頂いた。
- Please do not forward (転送はご遠慮ください)
なお、例文の殆どは私が実際にアメリカ人から受信したメールからの抜粋だ。私はIT企業のファイナンスやセールスオペレーションでの経験が長いので、同じ職種の方は、ほぼ丸パクリできるケースもあると思うので、お役に立てれば幸いである。
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